Control del sistema de información
Concepto.-
El sistema de información debe ser controlado con el
objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control del
proceso de los diversos tipos de transacciones.
Un sistema de información
es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el
fin de apoyar
las actividades de una empresa o negocio.
El
equipo computacional: el hardware necesario para
que el sistema de información pueda operar.
El
recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las
personas que utilizan el sistema.
Un
sistema de información
realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de información.
La calidad del proceso de toma de decisiones en un
organismo descansa fuertemente en sus sistemas de información. Un sistema de
información abarca información cuantitativa, tal como los informes de desempeño
que utilizan indicadores, y cualitativa, tal como la atinente a opiniones y
comentarios.
El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad
que alcancen a las entradas, procesos, almacenamiento y salidas ().
El sistema de información debe ser flexible y
susceptible de modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades
cambiantes de la Dirección en un entorno dinámico de operaciones y presentación
de informes. El sistema ayuda a controlar todas las actividades del organismo,
a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren, y a
mantener datos financieros.
Las actividades de control de los sistemas de
aplicación están diseñadas para controlar el procesamiento de las transacciones
dentro de los programas de aplicación e incluyen los procedimientos manuales
asociados.
El
objetivo de toda información es describir y explicar situaciones reales
mediante datos cuantitativos y cualitativos, numéricos, gráficos, conceptuales,
relacionales, para direccionar la acción política en el marco de un contexto
dinámico. Con respecto a la planificación y la toma de decisiones, la
información cumple las siguientes funciones:
•
Reduce el nivel de incertidumbre.
•
Permite prever la aparición de problemas o desviaciones.
•
Disminuye el tiempo de reacción ante nuevas situaciones.
•
Eleva el nivel de racionalidad de las decisiones.
•
Optimiza la eficacia y eficiencia de las acciones.
Las
técnicas más usuales en este tipo de control son los presupuestos, los costes
estándar, los estados financieros, el control de calidad de los productos
terminados, la evaluación del desempeño de los empleados, etc. En el caso de
los servicios, públicos o privados, debido a su carácter intangible, es
frecuente acudir como fuente de información a las encuestas de satisfacción de
los clientes o ciudadanos.
En
todo proceso administrativo , hay que hacer de los datos la base de las decisiones
y las acciones. Hay que discutir las cuestiones a partir de datos, de hechos.
Usar índices numéricos permite, en muchos casos, comprender la situación
actual, basar los planes de futuro, medir los avances, determinar las
prioridades, solicitar los medios necesarios, determinar a priori las
consecuencias probables de los cambios, comparar resultados, informar a los
interesados, reconocer los méritos y apoyar el compromiso de los empleados y
directivos.
Los
datos recogidos no deben ser necesariamente muchos, sino significativos;
registrados y usados correctamente, mediante muestreos aleatorios y métodos de
análisis estadístico. No se deben distorsionar los resultados, ni complicar las
cosas, ni buscar más o menos datos que los necesarios, ni dejar de tener en
cuenta los diferentes contextos de la información.
POSIBLES
AMENAZAS
•
Fallas de Hardware.
•
Fallas de Software.
•Acciones
del personal.
•Robos
de: datos, servicios, equipos, etc.
•
Incendios.
•
Problemas eléctricos.
•Errores
de los usuarios.
•Cambios
en los programas.
•
Problemas de telecomunicaciones
Los sistemas de información controlan
Para garantizar un funcionamiento seguro y eficiente
de los sistemas de información, una organización de institutos de un conjunto
de procedimientos y las medidas tecnológicas llaman controles. Los sistemas de
información están protegidos a través de una combinación de controles generales
y de aplicación.
Los controles generales se aplican a las actividades
del sistema de información en toda la organización. Los controles generales más
importantes son las medidas que controlan el acceso a los sistemas informáticos
y la información allí almacenada o transmitida a través de redes de
telecomunicaciones. Los controles generales incluyen medidas administrativas
que restringen el acceso de los empleados sólo a los procesos directamente
relacionados con sus funciones. Como resultado, estos controles limitar el daño
que cualquier empleado o imitador de empleado puede hacer. Sistemas tolerantes
a fallos informáticos instalados en entornos críticos, tales como en los
sistemas de información de los hospitales o mercados de valores, están
diseñados para controlar y aislar los problemas para que el sistema puede
seguir funcionando.
Los controles de aplicación son específicas para una
aplicación dada, e incluir medidas tales como la validación de los datos de
entrada, registro de los accesos al sistema, periódicamente copias de archivo
de varias bases de datos, y garantizar que la información se difunde sólo a
usuarios autorizados.
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